Politique de confidentialité

1. Qui est responsable du traitement

Le responsable du traitement des données décrites dans cette politique est :

RCS Luxembourg : B204620
Contact : dpo@myhr.lu

2. Quelles données nous collectons, pourquoi et sur quelle base

2.1. Navigation sur le site

Lorsque vous consultez le site, nos serveurs enregistrent automatiquement certaines informations techniques, notamment votre adresse IP, la date et l'heure de la requête, les pages consultées, le type de navigateur et le système d'exploitation.

Ces données sont utilisées afin d'assurer le fonctionnement et la sécurité du site, de prévenir les abus et de diagnostiquer les incidents techniques. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à exploiter un service disponible et sécurisé (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD).

2.2. Demande de démonstration et d'essai gratuit

Les formulaires de demande de démonstration et d'essai gratuit peuvent collecter votre nom, votre adresse e-mail professionnelle, votre numéro de téléphone, le nom de votre société ainsi que les informations que vous choisissez de nous communiquer dans un champ de commentaire libre.

Nous utilisons ces informations pour répondre à votre demande, organiser la démonstration ou l'essai et assurer le suivi commercial associé. Ce traitement est nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6, paragraphe 1, point b du RGPD).

Ces données sont enregistrées dans notre outil de gestion de la relation client, développé et hébergé par myHR.

2.3. Newsletter

Si vous vous abonnez à notre newsletter, nous conservons votre adresse e-mail afin de vous envoyer nos publications. L'inscription repose sur un mécanisme de double confirmation : vous recevez un e-mail de validation et l'abonnement ne prend effet qu'après votre confirmation.

Ce traitement repose sur votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a du RGPD). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant le lien de désabonnement présent dans chaque envoi. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Nous n'envoyons pas d'offres émanant de tiers et ne cédons pas votre adresse à des tiers à des fins de prospection.

2.4. Protection des formulaires contre les abus

Nos formulaires sont protégés par Google reCAPTCHA afin de détecter et de prévenir les envois automatisés, les abus et les activités frauduleuses. Dans ce cadre, reCAPTCHA analyse certaines informations techniques et certains signaux relatifs au terminal, à l'application et à l'utilisation du service afin d'évaluer si une interaction présente un risque d'origine automatisée.

Google agit en qualité de sous-traitant pour les données traitées dans le cadre de reCAPTCHA et traite ces données conformément aux conditions de Google Cloud et à son accord relatif au traitement des données (Cloud Data Processing Addendum). Selon Google, les informations collectées par reCAPTCHA sont utilisées pour fournir, maintenir et améliorer le service ainsi qu'à des fins générales de sécurité et ne sont pas utilisées à des fins de publicité personnalisée.

L'utilisation de Google reCAPTCHA nécessite votre consentement. Si vous refusez son activation, aucune donnée n'est transmise à Google par l'intermédiaire de reCAPTCHA, mais vous ne pourrez pas envoyer les formulaires protégés par ce service.

Vous restez libre de nous contacter directement par e-mail à support@myhr.lu sans utiliser ces formulaires.

3. Cookies et traceurs

Un cookie est un petit fichier enregistré sur votre terminal lors de votre visite. Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être utilisés sans votre consentement. Les autres cookies et traceurs ne sont activés qu'après obtention de votre consentement.

• Google Analytics - mesure d'audience permettant notamment d'analyser les pages consultées, la provenance des visites et l'utilisation du site. Ce service est fourni par Google et est soumis à votre consentement.
• Google reCAPTCHA - protection des formulaires contre les envois automatisés, les abus et les activités frauduleuses. reCAPTCHA traite notamment certaines informations techniques relatives au terminal et à l'utilisation du service afin d'évaluer le risque associé à une interaction. reCAPTCHA n'est activé qu'après obtention de votre consentement. Si vous refusez son activation, vous ne pourrez pas envoyer les formulaires protégés par ce service, mais vous pourrez nous contacter directement par e-mail.
• Crazy Egg - analyse de l'utilisation des pages, notamment au moyen de cartes de chaleur (Snapshots) et d'enregistrements de parcours (Recordings). Les données utilisées pour les Snapshots sont agrégées et anonymisées et les adresses IP des visiteurs ne sont pas conservées. Dans les enregistrements de parcours, les caractères saisis par les visiteurs dans les champs de formulaire sont masqués. Ce service n'est activé qu'après obtention de votre consentement.

Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos choix concernant les cookies et traceurs non essentiels via notre outil de gestion des cookies. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec la même facilité que celle avec laquelle vous l'avez donné.

4. Qui reçoit vos données

Vos données ne sont ni vendues ni louées à des tiers. Elles sont accessibles aux membres de notre équipe qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.

Elles peuvent également être transmises aux prestataires suivants dans le cadre des services qu'ils fournissent à myHR :

• Hetzner Online GmbH - hébergement du site en Allemagne ;
• Google - sous-traitant pour le service reCAPTCHA utilisé afin de protéger les formulaires contre les abus et les envois automatisés, et fournisseur du service Google Analytics pour la mesure d'audience ;
• Crazy Egg, Inc. - analyse de l'utilisation des pages.

Nous pouvons également être tenus de communiquer certaines données lorsqu'une disposition légale nous y oblige ou en réponse à une demande émanant d'une autorité judiciaire ou administrative compétente, dans les limites prévues par la législation applicable.

En cas de fusion, d'acquisition, de restructuration ou de cession de tout ou partie de notre activité, certaines données pourraient être transmises à l'entité concernée dans la mesure nécessaire à l'opération et dans le respect de la réglementation applicable.

5. Transferts en dehors de l'Union européenne

Le site est hébergé en Allemagne et les données que vous nous transmettez directement par l'intermédiaire de nos formulaires sont conservées au sein de l'Union européenne.

L'utilisation de certains services fournis par Google et Crazy Egg peut toutefois entraîner le transfert ou l'accès à certaines données depuis des pays situés en dehors de l'Espace économique européen, notamment les États-Unis.

Lorsque de tels transferts ont lieu, ils sont encadrés conformément aux exigences du RGPD, notamment sur la base d'une décision d'adéquation applicable ou, lorsque nécessaire, de garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Pour les services Google Cloud concernés, dont reCAPTCHA, Google prévoit dans son Cloud Data Processing Addendum des mécanismes destinés à encadrer les transferts internationaux de données conformément au RGPD. Lorsqu'un transfert vers un pays ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation nécessite des garanties appropriées, Google prévoit notamment l'application des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Crazy Egg indique mettre à disposition de ses clients un accord relatif au traitement des données (DPA) conforme au RGPD ainsi que les clauses contractuelles types de la Commission européenne destinées à encadrer, lorsqu'elles sont applicables, les transferts internationaux de données.

6. Combien de temps nous conservons vos données

• Journaux techniques et de connexion au site : 12 mois.
• Demandes de démonstration et d'essai n'ayant pas abouti à un contrat : 3 ans à compter du dernier contact.
• Données utilisées pour l'envoi de la newsletter : jusqu'au retrait de votre consentement ou à votre désabonnement.
• Données de mesure d'audience : 14 mois.

Après votre désabonnement de la newsletter, votre adresse e-mail n'est plus utilisée pour l'envoi de celle-ci. Certaines informations relatives à votre consentement et à son retrait peuvent toutefois être conservées pendant une durée limitée lorsque cela est nécessaire afin de démontrer le respect de nos obligations légales.

Lorsqu'une demande aboutit à un contrat, certaines données nécessaires à la gestion de la relation commerciale et contractuelle sont conservées pendant la durée du contrat puis pendant les durées nécessaires au respect de nos obligations légales et comptables ainsi qu'à la constatation, à l'exercice ou à la défense de nos droits.

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des communications, le contrôle et le cloisonnement des accès selon les fonctions ainsi que l'hébergement dans des centres de données certifiés ISO/IEC 27001.

Malgré les mesures mises en œuvre, aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne peut garantir une sécurité absolue.

8. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants concernant vos données à caractère personnel :

• droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et, le cas échéant, en recevoir une copie ;
• droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes ;
• droit à l'effacement, dans les cas prévus par le RGPD ;
• droit à la limitation du traitement, dans les cas prévus par le RGPD ;
• droit d'opposition, notamment aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
• droit à la portabilité des données, lorsque les conditions prévues par l'article 20 du RGPD sont remplies ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous écrire à dpo@myhr.lu.

Nous répondons à votre demande dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation et de ses motifs.

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la réglementation, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg, téléphone (+352) 26 10 60 - 1, cnpd.public.lu.

9. Données obligatoires dans les formulaires

Les champs identifiés comme obligatoires dans nos formulaires sont nécessaires pour nous permettre de traiter votre demande. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous pourrons ne pas être en mesure de répondre à votre demande ou d'organiser une démonstration ou un essai.

10. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique afin de tenir compte de l'évolution du site, de nos services, de nos outils ou de la réglementation applicable. La date de dernière mise à jour figure en tête de cette page.

En cas de modification substantielle, nous prendrons les mesures appropriées pour vous en informer, par exemple au moyen d'un avis visible sur le site.