Verträge, Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Zusatzvereinbarungen: an einem Ort gebündelt, mit den richtigen Personen geteilt, bei Bedarf online unterzeichnet. Verschlüsselt, nachvollziehbar, bereit für die ITM.
Jedes Dokument landet automatisch in der richtigen Personalakte - Vertrag, Lohnabrechnung, ärztliche Bescheinigung, Zusatzvereinbarung. Sie finden es in zwei Sekunden wieder, auch drei Jahre später, ohne ein gemeinsames Laufwerk zu durchsuchen.
Sie entscheiden Ordner für Ordner, wer was sieht. Führungskräfte sehen keine ärztlichen Unterlagen. Lohnabrechnungen bleiben privat. Und jeder Zugriff wird protokolliert - fragt die ITM nach, haben Sie die Antwort.
Eine Zusatzvereinbarung zu unterschreiben? Sie versenden sie aus myHR heraus über die DocuSign-Integration, der Mitarbeiter unterschreibt auf dem Smartphone, das signierte PDF kommt zurück in seine Akte. Vor Mittag erledigt, mit Zeitstempel von DocuSign.
Jedes HR-Dokument nimmt denselben Weg - am richtigen Ort abgelegt, an die richtigen Personen verteilt, nach Ihren Regeln aufbewahrt und selbst dann zugänglich, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Drag-and-drop, Massenimport, hierarchische Ordner je Mitarbeiter. Lohnabrechnungen werden gebündelt verteilt, Verträge landen in der Akte des richtigen Mitarbeiters - ohne einen einzigen Handgriff.
Automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald ein Dokument in der Akte eines Mitarbeiters eintrifft. Für Unterschriften versendet die DocuSign-Integration das PDF, der Mitarbeiter unterschreibt auf dem Smartphone, und das signierte Dokument kommt archiviert zurück.
Zugriffe protokolliert, Ordnerberechtigungen durchgesetzt, Aufbewahrung nach Ihren Regeln. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, behält er einen gesicherten externen Zugang zu seinen eigenen Dokumenten - Verträge, Lohnabrechnungen, Bescheinigungen.
Jedes sensible Dokument genießt dieselben Garantien wie Ihre Bankdaten - Verschlüsselung im Ruhezustand, europäisches Hosting, stündliche Sicherungen und protokollierte Zugriffe.
Dokumente im Ruhezustand auf unseren Servern verschlüsselt, bei der Übertragung über TLS - durchgehend.
Ihre Daten verlassen die EU nie, DSGVO-konform von Haus aus.
Snapshots werden 12 Monate rollierend aufbewahrt, Wiederherstellung auf Anfrage.
Jeder Zugriff auf ein Dokument wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten - jederzeit abrufbar.
Wir importieren Ihre vorhandenen Dokumente, ordnen sie den Mitarbeitern zu und richten die Zugriffsrechte ein - während des Onboardings, ohne Aufpreis.